Unerwarteter Geldsegen oder unliebsame Überraschung?

Welcher Mieter kennt es nicht: Einmal im Jahr kommt die Nebenkostenabrechnung ins Haus geflattert und konfrontiert einen entweder mit guten, oft leider aber eher mit unangenehmen Nachrichten: Der Vermieter fordert eine Nachzahlung, weil die Vorauszahlung leider die tatsächlichen Betriebskosten nicht abdecken konnte. Im umgekehrten Fall hat Ihr Vermieter im Voraus zu großzügig kalkuliert und Sie bekommen eine Rückzahlung. Das ist natürlich ein Grund zum Freuen — aber auch bei Forderung einer Nachzahlung ist noch nicht aller Tage Abend.

Denn: Laut dem Deutschen Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft! Es kann sich also eindeutig lohnen, seine Rechte in dieser Hinsicht zu kennen und so vielleicht die eigene Nebenkostenabrechnung als fehlerhaft zu enttarnen. Dazu im Folgenden mehr.

Unterscheidung: Formelle/Materielle Fehler

Richtungsweisend für das Vorgehen ist die Qualifizierung des oder der Fehler Ihrer Nebenkostenabrechnung. Dabei ist nämlich entscheidend, ob es sich um formelle oder um materielle Fehler handelt.

Formelle Fehler

Für den Mieter sind formelle Fehler vorteilhafter. In dem Fall liegt nämlich schon gar keine wirksame Nebenkostenabrechnung (NKA) vor. Eine Zahlungspflicht des Mieters ist nicht entstanden und dieser kann sich zurücklehnen und abwarten, ob der Fehler dem Vermieter noch rechtzeitig vor Ablauf der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 1, 2 BGB auffällt und eine neue NKA schickt.

Materielle Fehler

Bei einem materiellen Fehler hingegen muss der Mieter zum einen selbst aktiv werden und einen Widerspruch einlegen und zum anderen auch erstmal in der angeforderten Höhe zahlen. Ist die NKA nämlich nur materiell fehlerhaft, ist der Zahlungsanspruch wirksam entstanden und damit fällig.

Der Mieter kann dann aber bis zwölf Monate nach Zugang der NKA schriftlich alle Einwendungen und Beanstandungen gegen die Abrechnung vorbringen. Gleichzeitig sollte er auch Belegeinsicht fordern, um die NKA überprüfen zu können.

Stellt sich dann heraus, dass er Recht hatte und sein Vermieter zu viel gefordert hat, hat der Mieter natürlich einen Anspruch auf Rückzahlung in Höhe des Zu-viel-Geforderten aus § 812 BGB.

Eine Ausnahme von der Zahlungspflicht in der geforderten Höhe wird von der Rechtsprechung nur für die Fälle gemacht, in denen es sich um einen offensichtlichen und leicht zu korrigierenden Fehler handelt. Diesen soll der Mieter selbst anpassen dürfen und dann nur die entsprechend reduzierte Summe zahlen müssen. Eine weitere Ausnahme gilt, wenn sich der Vermieter weigert, Einsicht in die Belege zu gewähren. Dann steht dem Mieter laut BGH ein Zurückbehaltungsrecht zu. Er muss also so lange nicht zahlen, wie ihm die Einsicht vorenthalten wird.

Qualifizierung formell vs. materiell

Nachdem wir die entscheidende praktische Konsequenz der Qualifizierung eines Fehlers als formell oder materiell erkannt haben, möchten wir nun erklären, was denn eigentlich als formeller bzw. materieller Fehler gilt.

Formelle Fehler

Als formelle Fehler sind verschiedene Kategorien in der Rechtsprechung anerkannt. Der wohl am leichtesten zu erkennende, formelle Fehler ist die Verspätung der NKA. Nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB hat der Vermieter die NKA nämlich „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“. Handelt es sich um ein ungekündigtes Mietverhältnis dürfte der Abrechnungszeitraum jeweils das Kalenderjahr sein. Vereinfacht gesagt ist eine Nebenkostenabrechnung also dann verspätet, wenn im Januar des übernächsten Jahres noch keine NKA vorliegt.

Daneben muss die Nebenkostenabrechnung gewisse Mindestangaben enthalten, um formell ordnungsgemäß zu sein: Eine Zusammenstellung der Gesamtausgaben, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Das gilt vor dem Hintergrund, dass der Mieter anhand der NKA gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können muss, wie der ihm in Rechnung gestellte Kostenanteil ermittelt worden ist: „Die Abrechnung soll den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen. Ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter muss die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können.“

Materielle Fehler

Davon zu unterscheiden ist die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die lediglich einen materiellen Fehler begründet: „Ob die abgerechneten Positionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder sonstige Mängel der Abrechnung vorliegen, etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zu Grunde gelegt wird, betrifft dagegen die inhaltliche Richtigkeit.” Materiell fehlerhaft bedeutet also vereinfacht gesagt, dass die NKA falsch ist.

Das kann sich aus den verschiedensten Gründen ergeben. Oft werden zum Beispiele Kosten umgelegt, die nach dem Mietvertrag gar nicht umgelegt werden dürfen. Umgelegt werden dürfen nur laufende, das heißt wiederkehrende Kosten. Die Umlagefähigkeit von Kosten ergibt sich dann einzig und allein aus den Regelungen in Ihrem Mietvertrag. Dort findet sich also entweder eine genaue Auflistung oder aber einfach ein Verweis auf § 2 BetrKV. Dann dürfen nur die 17 dort aufgelisteten Kostenkategorien umgelegt werden.

Das gleiche gilt für den Verteilerschlüssel, auch dieser muss im Mietvertrag festgelegt sein, sonst gilt § 556a Abs. 1 BGB, wonach die Wohnfläche maßgeblich ist. In diesem Fall ist z.B. noch interessant, dass der Vermieter auch unvermieteten Wohnraum berücksichtigen muss. Die darauf entfallenden Kosten muss er selbst tragen.

Sie sehen: Eine Nebenkostenabrechnung inhaltlich zu kontrollieren ist gar nicht so schwer, wenn man seinen Mietvertrag zur Hand hat — und wenn doch, dann kann es gut sein, dass sie „nicht nachvollziehbar“ und damit formell fehlerhaft ist.

Fazit

Lassen Sie sich also nicht abschrecken, wenn Ihr Vermieter mal wieder eine Nebenkostenabrechnung mit einer hohen Nachforderung schickt. Schnappen Sie sich die Abrechnung, Ihren Mietvertrag und diesen Artikel und los geht die Prüfung.

Hier aber auch noch ein Tipp für die Glücklichen unter Ihnen, die sich in der beneidenswerten Situation befinden, im Voraus zu viel gezahlt und jetzt Anspruch auf eine Rückzahlung zu haben: Lassen Sie die Zeit nicht aus den Augen! Ihr Anspruch unterliegt mit Zustellung der formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung der Verjährung. Diese tritt gem. §§ 195, 199 Abs. 1 BGB drei Jahre nach Schluss des Jahres ein, in dem der Anspruch entstanden ist — also drei Jahre nach Schluss des Jahres, in dem der Vermieter nach Maßgabe des § 556 Abs. 3 S. 2 eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugestellt hat. Im Zusammenspiel mit der Frist zur Mitteilung über die Abrechnung ergibt sich daraus bei Abrechnung nach dem Kalenderjahr, dass Verjährung mit dem Schluss des vierten Jahres nach dem Abrechnungsjahr eintritt.

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